Az ügykezelő feladata, hogy minden kimenő küldeményt rögzítsen a postakönyben.

A tértivevényes és ajánlott küldeményeket egyesével, az ezen kívüli tételeket csak darabszám alapján írja rá az ügykezelő a postakönyvből kimásolt lapokra.

A posta a küldeményeket a lista alapján veszi át, és küldi vissza leigazolva a hivatalsegéddel.

Ezeket a lapokat az ügykezelő sorrendben lefűzi.