„Hatékony szervezeti működés kialakítása Heves Önkormányzati Hivatalában” tárgyban kötött vállalkozási szerződés keretében a BidCon Kft az alábbi feladatok elvégzésére vállalkozott:

• Szervezeti struktúra jellemzése (WP1): feltárja a jelenlegi helyzetet, leírja és egyértelműen azonosítja a jelenleg létező folyamatokat, döntési pontokat és a szervezeti felépítést
• A stratégiai célok meghatározása (WP2): a szervezet céljait világosan és egyértelműen, szervezeti szintekre bontva határozza meg (mi lenne a beavatkozás után elvárt eredmény).
• Döntési mechanizmus, eljárások korszerűsítése.
• Költségvetési tervezés felülvizsgálata (WP3): a feladatalapú költségvetés tervezés hivatalon belüli alkalmazása.
• Teljesítménymenedzsment: a szervezet különböző szintjein a teljesítmény mérése, indikátorok meghatározása, a szervezet stratégiai céljai elérésének mérése.
• Kommunikáció javítása: a szervezeten belüli és kívüli információáramlás biztosítása, ami egyrészről a stratégia kommunikációját jelenti az alsóbb szintek felé, másfelől a végrehajtás eredményéről történő tájékoztatást a felsőbb szintek felé, harmadrészt, de nem utolsó sorban pedig az egyes döntéspontok információigényének kielégítését.
• Implementáció: a tervek gyakorlatba ültetése, illetve a szükséges oktatások, tréningek és változás menedzsment feladatok végrehajtása.
• Monitoring rendszer: a szervezetfejlesztési projekt eredményeinek fenntartása érdekében, indikátorokon keresztül a folyamatok nyomon követését biztosítja, visszacsatolások mechanizmusai beépítésre kerülnek és a szervezeti működés hatékonysága mérhetővé válik.

Jelen dokumentum tartalmazza a fenti feladatok közül a szervezeti struktúra jellemzését, melyben a hivatal tevékenységének folyamatait elsősorban a szervezeti struktúra tükrében vizsgáltuk. Az egyes folyamatok leírásánál lehetőség szerint kitértünk a döntési pontokra, illetve azokra tevékenységekre, amiket a hivatal dolgozói ellátnak.

Az elkészült folyamatleírások megfelelő alapot képeznek ahhoz, hogy a Hivatal vezetőségével azonosítani tudjuk azokat a területeket, ahol a legnagyobb szükség van a tevékenységek újraszervezésére, korszerűsítésére a hatékonyabb működés érdekében.

A projekt következő, kiértékelési fázisában az itt összegyűjtött és egyeztetett ismereteket tovább rendszerezzük.

A kiemelt területek vonatkozásában  elkészítjük a folyamatok térképét, meghatározzuk azok kapcsolatrendszerét, valamint ezen folyamatokat hatékonyság szempontjából elemezzük, és rávilágítunk:

• a hatékonyságot akadályozó tényezőkre, javaslatot téve a hatékonyság javításához szükséges lépésekre,
• a szűk keresztmetszetekre (bármely erőforrás, pl munkaerő, vagy informatikai rendszerek tekintetében jelentkeznek), javaslatot téve azok feloldására,
• erőforrások esetleges meddő felhasználásaira illetve ezek lehetséges kiküszöbölésére,
• azon folyamatrészekre, ahol a munkafolyamatok átszervezése, korszerűsítése indokoltnak látszik.

A kiértékelésünk során javaslatokat teszünk az általánosan jelentkező negatív hatások kiküszöbölésére.

Amennyiben a kiértékelés során bizonyos területek, folyamatrészek pontosítása szükségessé válik, további interjúk lebonyolítására kerülhet sor. Ugyanakkor törekedni fogunk arra, hogy amennyiben a felvetődött kérdések tartalma, mennyisége ezt lehetővé teszi, a szükséges információt telefonon, e-mail-en keresztül egyeztessük.

A felmérés eredményeit dokumentumban rögzítjük.

A Heves Város Önkormányzati Hivatala folyamatainak felmérési projekt kiértékelési fázisa során előáll az átvilágítás azon munkaváltozata, amelyet a belső minőségbiztosító szakértőink áttanulmányoznak, így biztosítva azt, hogy a dokumentum formai, illetve tartalmi szempontból megfelel-e a kritériumoknak.

Jelen dokumentum a fentiek ismeretében projekt részeredménynek tekintendő, ameny önmagában nem alkalmas döntéselőkészítésre, csak a következő projektfázis alapjául szolgál. Terjedelmi okokból a folyamatleírásokban igyekeztünk tömören fogalmazni, sok esetben a felsorolásokat, listákat előnyben részesítettük a bonyolult mondatszerkezetekkel szemben. A folyamatleírások áttekinthetősége érdekében olyan eszközt választottunk a dokumentáció elkészítésére, amely alkalmas arra, hogy a későbbi módosítások kiegészítések könnyen elvégezhetők legyenek.