Az ügyfél kitölti a nyomtatványt és ügyfélfogadási időben személyesen juttatja el az ügyintézőnek.

A nyomtatvány letölthető a város honlapjáról, illetve személyesen kérhető a hivatalban.

Az ügyintéző ellenőrzi az ügyfél által benyújtott, a kérelem elbírásáláshoz szükséges iratokat, okmányokat illetve igazolásokat, majd, amennyiben szükséges, csatolja azokat a kérelemhez

Az ügyintéző hiánypótlásra szólítja fel az ügyfelet abban az esetben, ha a kérelemhez csatolandó szükséges iratok, okmányok hiányosak.

A kérelem leadását követően az iktatóban iktatják az iratot, ettől az időponttól indul az eljárás, létrejön az ügyirat.

Az engedély kiadásának feltétele a szakhatóságok hozzájárulása. Az iktatást követően az ügyintéző levélben megkeresi a szakhatóságokat, és kéri az állásfoglalásukat.

Ezzel egy időben a Földhivatalt is megkeresi az ügyintéző levélben, hogy kikérje a szóban forgó helyiség (tulajdoni lapjáról) szomszédainak adatait, hogy az értesítést az ő részükre is ki tudja küldeni.

A szakhatóságok nyilatkozatának beérkezését követően, amennyiben a szakhatóságok hozzájárulnak az engedély kiállításához, az ügyintéző egy sablon alapján kiállítja az engedélyt.

Amennyiben a szakhatóságok vagy a jegyző nem járul hozzá az engedély kiadásához, a jegyző végzésben elutasítja a kérelmet.

Az ügyintéző tértivevénnyel ellátott levélben kiküldi az ügyben érintettek részére a határozatot.

A tértivevények visszaérkezését követően a határozat jogerősítését végzi el az ügyintéző.

Amennyiben a tértivevényeket nem minden érintett vette át, az ügyintéző köteles az érintettet valamilyen módon megkeresni. Addig nem emelkedik jogerőre a határozat, míg az összes érintett át nem vette és el nem fogadta a határozatot. (azaz nem fellebbezte meg egyik érintett sem)

Az ügyben érintett személy adatainak lekérdezése az SZL (személyiadat- és lakcímnyilvántartó) azaz népesség nyilvántartó programból történik, amelyet az Okmányirodában kezelnek. Az ügyintéző bekéri az adatokat az Okmányirodából, és azok alapján megpróbálja kideríteni, hogy miért nem vette át az érinetett az értesítést.

Amennyiben az ügyben érintettek közül valaki él a fellebbezési jogával, az ügyintéző a teljes ügyiratot megküldi másodfokra, ahol meghozzák a döntést az engedély kiállításáról.