A szervezeti egységek a hónap első hétfőjéig leadják az igényüket, a gondnoknak, aki összesíti, ellenőrzi, elkészíti, majd leadja a beszállítónak a megrendelést, és a leszállított tételeket átveszi.

A megrendelésekre nem kötött a hivatal keretszerződést, ár alapján választják ki a beszállítót.