A szabadságolási terv alapján a dolgozók kérelmezik a szabadság kiadását a felettesüktől.

A dolgozó kitölti a szabadság igénybe vételéhez szükséges nyomtatványt és eljuttatja azt az irodavezetőhöz.

Az irodavezető jóváhagyja a szabadságolási kérelmet.

A szabadságolási tervben nem szereplő, esetileg igényelt szabadságokat minden esetben egyezteti a dolgozóval, és amennyiben lehetséges, engedélyezi azt.

Az engedélyezett szabadságolási kérelmet az irodavezető eljuttatja a bérszámfejtéssel foglalkozó ügyintézőhőz a Pénzügyi irodára, aki havonta felrögzíti a szabadságokat az IMI rendszerbe a bérszámfejtést megelőzően.