A hivatali dolgozók adatainak nyilvántartása, az adatok változásának követése és adatszolgáltatás a Jegyzői iroda feladata.

Az ügyintéző személyügyi nyilvántartásban vezeti a dolgozók kartonját. Minden olyan irat amely a dolgozóra vonatkozik ebben a nyilvántartásban papír alapon elérhető.

A szervezési ügyintéző rögzíti a dolgozó adatait és az azokban bekövetkezett változásokat az IMI munkajogi rendszerben.

Illetménytábla szerinti besorolás vonatkozik a dolgozókra, az illetmény a jogviszony időtartamától és az iskolai végzettségtől függ.

I. Besorolási osztály: felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselők 

II. Besorolási Osztály: középiskolai végzettségű köztisztviselők

III. Besorolási osztály: ügykezelők

Az ügyintéző rögzíti az IMI rendszerben a besorolás miatti adatváltozást.

A változásokat igazoló dokumentumot (pl. kinevezés, adatlap, igazolás) az ügyintéző az IMI rendszerben rögízti és onnan nyomtatja ki, majd az aláírást követően a személyügyi nyilvántartásba teszi az eredeti példányt.

A köztisztviselők adatainak változása esetén létrejövő új adatokat az ügyintéző rögzíti a KÖZIGTAD programban.

A hivatalnak évente adatszolgáltatási kötelezettsége van a MÁK felé. Az adatokat az ügyintéző elektronikusan és papír alapon is megküldi a részére.

A statisztika alapját a KÖZIGTAD program képezi.